Soy Lautaro, cofundador y CEO de Nexvia. Cuando le mostramos Vendor ERP a un comercio, la pregunta que más escuchamos no es sobre facturación electrónica ni sobre informes. Es otra, mucho más humana: “¿mi equipo lo va a poder usar?”.
Es una pregunta lógica. Muchos dueños ya pasaron por un sistema que prometía todo y terminó abandonado a los tres meses, porque cargarlo era un trabajo en sí mismo, porque solo andaba en la computadora del fondo o porque nadie sabía quién había tocado qué. Y la segunda pregunta casi siempre viene atrás: “¿y cómo controlo lo que hace cada uno?”.
Este artículo cuenta cómo respondimos esas dos preguntas al construir Vendor ERP. Al final dejo una lista corta para evaluar cualquier sistema de gestión, sea el nuestro o el de otro.
1. Empezar no debería ser un proyecto
El momento más frágil de cualquier sistema es la primera semana. Si arrancar exige días de carga antes de vender el primer ticket, el sistema pierde antes de empezar. Por eso pusimos mucho trabajo en que el comienzo sea corto:
- Un asistente te guía al crear la cuentaVa en tres etapas: tu empresa con sus sucursales y puntos de venta, después los depósitos y talonarios, y al final cómo cobrás (cuentas, formas de pago y condiciones de venta). Si te interrumpen, lo retomás después.
- Practicás con el sistema llenoPodés cargar datos de prueba armados para tu rubro (almacén, kiosco, ferretería, farmacia, vinoteca y varios más): artículos con stock, clientes, proveedores, ventas y compras. Tu equipo aprende sin miedo a romper nada, y cuando empezás en serio los borrás con un clic.
- Tus artículos entran desde una planillaBajás la plantilla, la completás o pegás tu lista y la importás. El sistema te marca las filas con errores en vez de cargarlas mal.
- Si venís de otro sistema, te ayudamosMigramos clientes, productos, stock por depósito, listas de precios y saldos de cuenta corriente.
Un consejo que vale para cualquier migración, con nosotros o con quien sea: pedí que todos los datos salgan del sistema viejo el mismo día, y desde ese momento dejá de operar en él. Lo vimos en la práctica: cuando los precios salen de una fecha y los saldos de otra, el que termina pagando la diferencia es el cliente al que le cobraste mal su cuenta corriente.
2. En la computadora, en la tablet o en el celular
Un comercio no se maneja solo desde el escritorio. El dueño quiere ver cómo viene el día desde la casa, el encargado revisa el stock parado en la góndola y en los días de mucho movimiento hace falta otra caja.
Vendor ERP se adapta a la pantalla en la que lo abras:
- El tablero te muestra en el celular las ventas del día, el ticket promedio y la comparación con el mes pasado, a la misma hora.
- Los listados de clientes, proveedores o artículos se ven como tarjetas, fáciles de leer y de tocar con el dedo, en vez de tablas que se cortan.
- El punto de venta funciona en el celular a pantalla completa: buscás o escaneás el artículo, el carrito ocupa la pantalla y la barra de cobro queda siempre abajo, a mano.
- Los informes se leen en el teléfono sin hacer zoom.
No hace falta instalar nada: entrás desde el navegador con tu usuario, igual que en la computadora.
3. Cada empleado ve y hace lo que le toca
Esta es la parte que más tranquiliza a los dueños, y con razón. Un cajero no necesita ver costos, márgenes ni el saldo del banco. Un repositor no necesita emitir facturas. Y el encargado de una sucursal no tiene por qué ver la caja de la otra.
En Vendor ERP la ficha de permisos de cada empleado está ordenada en cinco partes:
- Rol y alcance. Qué tipo de usuario es y en qué sucursales y puntos de venta trabaja.
- Módulos. A qué partes del sistema entra y, en cada una, si puede ver, crear, editar o eliminar.
- Caja y cuentas. Qué cajas y cuentas de cobro usa, y si ve los saldos o no. Podés ocultar el saldo de una cuenta puntual, por ejemplo el banco, y dejarle visible la caja chica.
- Comprobantes. Qué comprobantes puede consultar según su estado.
- Autorizaciones especiales. Acciones sensibles que se dan una por una, como anular una operación de stock o aprobar un cambio de precio de compra.
Pensamos la pantalla para que el dueño la entienda sin manual: cuando guardás, el sistema te dice cuántos cambios hiciste, y si a un administrador le tildás solo algunos módulos, la ficha te avisa que desde ese momento va a ver únicamente esos.
4. Controles que trabajan solos
Los permisos dicen quién puede hacer qué. Los controles se ocupan de lo que pasa cuando alguien se equivoca, se apura o, simplemente, hace dos veces clic. Algunos de los que vienen incluidos:
- Cierre de caja a ciegas. Si el cajero no tiene permiso para ver saldos, cuenta la plata sin saber cuánto “debería” haber. Así el conteo es honesto. Al cerrar, el sistema le avisa si le faltó plata, y queda registrado que lo vio.
- Aprobación de cambios de precio. Si lo activás, cuando una factura de compra trae un costo distinto al que tenías, el cambio de precio queda pendiente hasta que alguien autorizado lo aprueba. Nadie cambia tus precios de venta de rebote.
- Ventas que no se duplican. Si se corta internet en medio de un cobro y la venta se vuelve a enviar, el sistema la reconoce y no la registra dos veces.
- Nada se borra a escondidas. Una operación de stock mal cargada no se elimina: se anula con un movimiento inverso, y el original queda a la vista.
5. Auditoría: saber qué pasó, sin hacer de detective
Tarde o temprano, algo no cierra. La caja da una diferencia, un artículo tiene menos stock del que debería o un cliente minorista aparece comprando con la lista mayorista. En ese momento lo que necesitás son respuestas, no suposiciones.
- Cada movimiento de caja y de stock queda con el usuario que lo hizo. Y cada anulación guarda quién la hizo, cuándo y por qué.
- El registro de listas de precios te dice quién le asignó, le sacó o le cambió la lista a cada cliente, y cuándo. Se terminan las discusiones de “yo no fui”.
- El Asistente de Arqueo analiza la diferencia cuando cerrás una caja que no cuadra. Busca causas concretas en los movimientos del día (un pago a proveedor que se hizo de la caja y no se registró, un número cargado al revés, una venta cobrada en una cuenta y anotada en otra) y te dice dónde corregir. No inventa culpables: si una parte de la diferencia es el vuelto de siempre, te lo dice, y si algo queda sin explicar, también.
6. Inteligencia artificial donde ahorra tipeo, con una persona que decide
Usamos inteligencia artificial en dos lugares donde el trabajo manual es largo y repetitivo. En los dos seguimos la misma regla: la IA propone, la persona decide.
Carga de facturas de compra
Le sacás una foto a la factura del proveedor o subís el PDF. La IA lee el encabezado, cada renglón con su cantidad, precio, bonificación e impuestos, y el recuadro de totales. Después el sistema busca cada artículo en tu catálogo y controla que las cuentas cierren contra lo impreso.
Con cada factura que confirmás, el sistema aprende de ese proveedor: cómo escribe sus artículos y qué código usa para cada uno. Además, podés dejarle notas propias a cada proveedor (“los precios vienen sin IVA”, “la cantidad viene en cajas de 12”) que la IA tiene en cuenta en las próximas facturas.
Si querés el detalle completo, lo contamos en cómo funciona la carga de facturas con IA.
Asistente de Compras, lo más nuevo
Es el módulo que estamos habilitando en estos días, y responde una pregunta de todos los días: ¿qué le pido hoy a cada proveedor?
- Te propone el pedido. Mira lo que vendés, lo que tenés en stock y lo que ya viene en camino. Elegís para cuántos días te querés cubrir, revisás las cantidades y lo mandás por WhatsApp, PDF o email. Lo que se está por acabar y lo que ya te sobra aparecen marcados.
- Te acompaña en el mayorista. Abrís el pedido en el celular, escaneás lo que vas poniendo en el carrito y ves cuánto llevás gastado contra el tope que te pusiste.
- Compara proveedores. Cargás las listas de tus proveedores y te marca quién tiene el mejor precio en cada artículo, incluso cuando hay promociones por cantidad como “10+1” o precios por bulto.
- Del pedido a la factura. Cuando llega la factura de compra, la cargás desde el pedido, con los artículos ya puestos.
Para proponer cantidades necesita historial de ventas: cuanto más tiempo usás Vendor, mejor afina. Viene incluido en el Asistente Comercial, junto con Ofertas.
Preguntas para hacerle a cualquier sistema de gestión
Si estás evaluando un sistema, estas preguntas te dicen mucho en pocos minutos:
- ¿Puedo practicar con datos de prueba antes de cargar los míos? Si la única forma de aprender es con tus datos reales, la primera semana va a ser con miedo.
- ¿Funciona bien en el celular, o solo "se abre"? Pedí ver el punto de venta y un listado en un teléfono.
- ¿Puedo ocultarle los saldos de caja a un cajero? Y si sí, ¿puede igual cerrar su caja?
- ¿Queda registrado quién hizo cada operación? ¿Y las operaciones se anulan o se borran?
- Si usa inteligencia artificial, ¿escribe directo o me deja revisar? Una IA que escribe sola sobre tus costos te obliga a confiar a ciegas.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto cuesta empezar a usar Vendor ERP si mi equipo nunca usó un sistema? Al crear la cuenta, un asistente te guía paso a paso: la empresa, las sucursales y puntos de venta, los depósitos y talonarios, y las formas de cobro. Podés cargar datos de prueba de tu rubro para practicar con el sistema lleno y borrarlos con un clic cuando empezás en serio. Los artículos se importan desde una planilla de Excel, y si venís de otro sistema te ayudamos a migrar clientes, productos, stock y saldos.
¿Vendor ERP funciona en el celular? Sí. El sistema se adapta a la pantalla de la computadora, la tablet o el celular: los listados se ven como tarjetas, el tablero muestra tus números del día y el punto de venta se puede usar en el celular a pantalla completa, con la barra de cobro siempre a mano.
¿Puedo limitar lo que ve y hace cada empleado? Sí. Por cada empleado elegís a qué módulos entra y si puede ver, crear, editar o eliminar en cada uno, en qué sucursales y puntos de venta trabaja, qué cajas y cuentas usa, si ve o no los saldos de caja, y qué autorizaciones especiales tiene, como anular operaciones de stock o aprobar cambios de precio.
¿Queda registrado quién hizo cada operación? Sí. Los movimientos de caja y de stock quedan con el usuario que los hizo. Las operaciones de stock no se borran: se anulan, y queda guardado quién las anuló, cuándo y por qué. También queda registro de quién le asigna o le saca una lista de precios a cada cliente.
¿La inteligencia artificial carga las facturas sola? No. La IA lee la foto o el PDF de la factura del proveedor y arma la carga en pantalla, pero nada se guarda hasta que una persona la revisa y la confirma. Mientras tanto no mueve stock, no cambia costos ni impacta en caja.
¿Qué es el Asistente de Compras? Es el módulo nuevo de Vendor ERP para armar los pedidos a proveedores. Mira lo que vendés, lo que tenés en stock y lo que ya viene en camino, y te propone qué pedirle a cada proveedor. También compara precios entre proveedores y convierte el pedido en factura de compra sin volver a tipear.
Vení a verlo con tu negocio en la cabeza
La mejor forma de saber si Vendor ERP le sirve a tu equipo no es leer sobre él: es ver tu día a día adentro del sistema. En una reunión corta te mostramos el punto de venta, la ficha de permisos y el cierre de caja con el rubro de tu comercio.